Zeiterfassungspflicht im Handwerk: Was Betriebe 2026 beachten müssen und wie es ohne Papier geht

Hinweis: Dieser Artikel erklärt die Rechtslage in allgemeiner Form und ersetzt keine Rechtsberatung. Er gibt den Stand vom Sommer 2026 wieder; die gesetzliche Neuregelung der Arbeitszeiterfassung war zu diesem Zeitpunkt noch nicht abgeschlossen. Wer eine verbindliche Auskunft für den eigenen Betrieb braucht, fragt die Innung, den Steuerberater oder einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.

Kaum ein Thema sorgt in Handwerksbetrieben für so viel Unsicherheit wie die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Muss ich schon? Reicht der Stundenzettel? Kommt noch ein Gesetz? Die kurze Antwort: Ja, die Pflicht besteht bereits. Der Stundenzettel ist nicht verboten, aber selten ausreichend. Und ja, ein Gesetz ist angekündigt, aber es ändert an der Grundpflicht nichts mehr. Der Reihe nach.

Woher die Pflicht kommt

Die Arbeitszeiterfassung war im deutschen Recht lange nur für Ausnahmen geregelt — für Überstunden, für Sonn- und Feiertage, für bestimmte Branchen. Das hat sich in zwei Schritten geändert.

Der erste Schritt war ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs im Mai 2019. In der Sache einer spanischen Gewerkschaft entschied das Gericht, dass die Mitgliedstaaten die Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Arbeitnehmers gemessen werden kann. Begründung: Ohne Erfassung lässt sich nicht prüfen, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Der zweite Schritt kam am 13. September 2022 vom Bundesarbeitsgericht. Es stellte fest, dass diese Pflicht in Deutschland bereits gilt — nicht erst nach einem neuen Gesetz, sondern aus dem Arbeitsschutzgesetz heraus. Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG hat der Arbeitgeber für eine geeignete Organisation zu sorgen, und dazu gehört nach der Auslegung des Gerichts ein System, das Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst.

Seit diesem Urteil gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland: Die Arbeitszeit der Beschäftigten ist zu erfassen. Es gibt keine Ausnahme für kleine Betriebe, keine für das Handwerk und keine für Vertrauensarbeitszeit. Was das Gesetz offengelassen hat, ist die Form.

Was heute konkret gilt

Neben der allgemeinen Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz gibt es zwei Vorschriften, die viele Handwerksbetriebe schon lange betreffen — oft ohne dass es ihnen bewusst ist.

Arbeitszeitgesetz, § 16 Abs. 2. Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, ist aufzuzeichnen. Ebenso die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Die Aufzeichnungen sind zwei Jahre aufzubewahren. Das gilt für jeden Betrieb, unabhängig von Branche und Größe.

Mindestlohngesetz, § 17. Für Branchen, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannt sind, gilt eine besondere Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren. Zu diesen Branchen gehört das Baugewerbe. Welche Gewerke dazu zählen, richtet sich nach der Baubetriebe-Verordnung — und die erfasst neben dem Bauhauptgewerbe auch viele Ausbaugewerke. Ob der eigene Betrieb darunterfällt, sollte man nicht schätzen, sondern klären; die Innung weiß es in der Regel.

Für einen Betrieb, der unter § 17 MiLoG fällt, ist der Stundenzettel vom Freitag also schon deshalb ein Problem, weil die Frist von sieben Tagen und die Angaben zu Beginn und Ende oft nicht eingehalten werden — nicht aus bösem Willen, sondern weil niemand am Freitag noch weiß, wann er am Montag angefangen hat.

Was noch nicht entschieden ist

Nach dem Urteil von 2022 hat das Bundesministerium für Arbeit im Frühjahr 2023 einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt. Er sah vor, dass die Erfassung grundsätzlich elektronisch und am selben Tag erfolgen soll, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und einer Ausnahme für kleine Betriebe. Dieser Entwurf wurde nicht Gesetz. Die Bundesregierung, die 2025 ins Amt kam, hat eine Neuregelung angekündigt, unter anderem mit dem Ziel, Vertrauensarbeitszeit zu ermöglichen und die Wochenhöchstarbeitszeit an die Stelle der täglichen zu setzen.

Was davon wann kommt, war im Sommer 2026 nicht abschließend klar. Zwei Dinge lassen sich trotzdem sagen: Die Grundpflicht zur Erfassung wird durch kein Gesetz mehr aufgehoben — sie folgt aus europäischem Recht. Und wer heute elektronisch erfasst, wird durch eine Neuregelung mit hoher Wahrscheinlichkeit nichts umstellen müssen. Wer heute auf Papier erfasst, möglicherweise schon.

Was „System“ in der Praxis bedeutet

Das Bundesarbeitsgericht hat keine Form vorgeschrieben. Ein Stundenzettel aus Papier ist zulässig, eine Tabelle ist zulässig, eine App ist zulässig. Entscheidend ist, dass das System die Arbeitszeit tatsächlich erfasst — vollständig, nachvollziehbar und so, dass sich Beginn, Ende und Dauer feststellen lassen.

Genau daran scheitert der klassische Stundenzettel im Handwerk regelmäßig:

• Er wird am Ende der Woche ausgefüllt, nicht am Tag selbst. Beginn und Ende sind dann Schätzungen.
• Pausen stehen pauschal drauf oder gar nicht.
• Er liegt im Auto, im Büro, in der Jackentasche — und manchmal nirgends.
• Wer ihn kontrolliert, sieht Zahlen, aber nicht, wie sie entstanden sind.

Hinzu kommt, dass Zeiten auf Papier keinem Auftrag zugeordnet sind. Für den Arbeitsschutz ist das egal, für den Betrieb nicht: Ohne Zeiten je Auftrag lässt sich kein Auftrag nachkalkulieren.

Wie es ohne Papier geht

Eine elektronische Erfassung, die im Handwerksalltag funktioniert, muss vier Dinge können:

1. Am Ort und im Moment erfassen. Der Mitarbeiter stempelt dort, wo er anfängt — auf der Baustelle, nicht abends am Küchentisch. Das setzt voraus, dass es auf dem Handy geht und mit einem Tipp erledigt ist.
2. Ohne Netz laufen. Keller, Dachböden, Tiefgaragen und Neubaugebiete ohne Mobilfunk sind der Normalfall, nicht die Ausnahme. Eine Erfassung, die dort nicht funktioniert, erzeugt Lücken, die später wieder von Hand gefüllt werden.
3. Pausen und Korrekturen sauber abbilden. Pausen gehören erfasst, und ein vergessener Stempel muss korrigierbar sein — aber so, dass die Korrektur sichtbar bleibt. Ein stilles Überschreiben macht aus einer Erfassung wieder eine Schätzung.
4. Dem Mitarbeiter seine eigenen Zeiten zeigen. Wer seine Stunden und sein Konto selbst sieht, fragt nicht am Monatsende nach und diskutiert nicht über Zahlen, die er nie gesehen hat.

Dazu kommt ein fünfter Punkt, der oft vergessen wird: Die Erfassung sollte am Auftrag hängen. Dann entsteht aus derselben Handlung — Anfangen, Fertig — sowohl der Nachweis für den Arbeitsschutz als auch die Zahl für die Nachkalkulation.

So macht es Meisterplaner

In Meisterplaner stempelt der Mitarbeiter auf dem Handy am Einsatz: Anfangen, Pause, Weiter, Fertig. Die Zeit landet automatisch am richtigen Auftrag. Bricht die Verbindung ab, werden die Aktionen lokal gespeichert und nachgereicht, sobald wieder Empfang da ist; Konflikte werden erkannt und gesondert gemeldet. Für die Pause lässt sich eine Dauer wählen, und die App erinnert, wenn sie vorbei ist — zurückgestempelt wird trotzdem von Hand, nichts läuft automatisch weiter.

Jeder Mitarbeiter sieht sein eigenes Stundenkonto. Bestehende Überstunden und Resturlaub werden beim Umstieg als Startwerte eingetragen, damit der Zettel aus der Schublade nicht parallel weiterläuft. Ein Timer, der über Nacht durchläuft, wird gekappt statt als absurde Buchung im Konto zu landen; der Mitarbeiter sieht am nächsten Morgen einen Hinweis. Muss das Büro eine Zeit nachtragen oder einen abgeschlossenen Einsatz wieder öffnen, bleiben die bisher erfassten Zeiten erhalten, und der Mitarbeiter sieht, dass etwas geändert wurde.

Für den Betrieb stehen am Auftrag die Gesamtzeit, die Anzahl der Einsätze, die Zeit vor Ort und die Pausen — insgesamt und pro Mitarbeiter. Was Meisterplaner nicht macht: Lohnabrechnung. Die Zeiten sind Dokumentation und Grundlage für die Nachkalkulation; die Abrechnung bleibt beim Steuerberater oder im Lohnprogramm.

Datenschutz bei der Zeiterfassung

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Ihre Erfassung ist zulässig, weil das Gesetz sie verlangt und weil sie für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. c und b DSGVO, § 26 BDSG). Drei Punkte sollte ein Betrieb trotzdem beachten:

• Keine Standortverfolgung ohne Grund. Für die Arbeitszeiterfassung braucht es keinen Standort. Meisterplaner erfasst keinen; der Check-in vor der Abfahrt ist eine Hilfe für den Mitarbeiter, keine Kontrolle — es gibt keine Quote je Person und keine Auswertung, wer wie oft was abgehakt hat.
• Ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter. Wer die Zeiten seiner Mitarbeiter in einer Software erfasst, gibt sie an einen Auftragsverarbeiter. Der Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist Pflicht und wird bei Meisterplaner beim Einrichten des Betriebs geschlossen.
• Zugriff nur für die, die ihn brauchen. Mitarbeiter sehen ihre eigenen Zeiten, das Büro die des Betriebs. Ein Kollege sieht nicht das Stundenkonto des anderen.

Ein Betriebsrat, wo es einen gibt, hat bei der Einführung mitzubestimmen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). In den meisten Handwerksbetrieben gibt es keinen — dann entscheidet der Inhaber, sollte die Mitarbeiter aber trotzdem mitnehmen: Eine Erfassung, die als Überwachung empfunden wird, wird umgangen.

Checkliste für den Betrieb

• Wird Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter erfasst — nicht nur die Überstunden?
• Geschieht das am Tag selbst oder erst am Wochenende?
• Fällt der Betrieb unter § 17 MiLoG (Baugewerbe nach Baubetriebe-Verordnung)? Dann: Sieben-Tage-Frist eingehalten?
• Werden die Aufzeichnungen zwei Jahre aufbewahrt, und sind sie auffindbar?
• Sind Pausen erfasst, und sind Korrekturen nachvollziehbar?
• Sieht der Mitarbeiter seine eigenen Zeiten?
• Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Software-Anbieter?

Häufige Fragen

Gilt die Pflicht auch für einen Betrieb mit zwei Mitarbeitern? Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat keine Größengrenze gezogen. Diskutiert wurden Erleichterungen für kleine Betriebe bei der Form der Erfassung, nicht bei der Pflicht selbst.

Reicht es, wenn der Meister die Zeiten für alle aufschreibt? Die Pflicht trifft den Arbeitgeber; er kann die Erfassung an die Mitarbeiter delegieren, bleibt aber dafür verantwortlich, dass sie stattfindet und stimmt. Ein Meister, der abends für fünf Leute schätzt, erfüllt das nur auf dem Papier.

Muss die Erfassung elektronisch sein? Nach heutigem Stand nicht. Der Referentenentwurf von 2023 sah das vor, ist aber nicht Gesetz geworden. Elektronisch ist trotzdem der sicherere Weg — wegen der Frist im Mindestlohngesetz, wegen der Nachvollziehbarkeit und weil eine spätere Neuregelung eher elektronisch als papiergebunden ausfallen wird.

Was passiert, wenn nicht erfasst wird? Verstöße gegen die Aufzeichnungspflichten des Arbeitszeitgesetzes und des Mindestlohngesetzes sind Ordnungswidrigkeiten und können mit Bußgeldern geahndet werden. In der Praxis wichtiger: Bei einer Prüfung durch den Zoll oder bei einem Streit über Überstunden hat der Betrieb ohne Aufzeichnungen schlechte Karten.

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist keine Zukunftsmusik, sondern seit 2022 geltendes Recht — mit älteren Sonderregeln für Überstunden und für das Baugewerbe, die viele Handwerksbetriebe ohnehin betreffen. Was noch fehlt, ist eine gesetzliche Regelung der Form. Darauf zu warten, lohnt sich nicht: Eine Erfassung, die am Ort und im Moment geschieht, ohne Netz läuft und am Auftrag hängt, erfüllt die Pflicht und liefert nebenbei die Zahlen, die der Betrieb für die nächste Kalkulation braucht.

Wie die Zeiterfassung mit der Einsatzplanung zusammenhängt, steht auf der Seite zur Monteurplanung. Wer noch zwischen Excel, Whiteboard und Software abwägt, findet den ehrlichen Vergleich im Ratgeber. Und für die Gewerke mit den meisten Baustellen ohne Empfang gibt es eigene Seiten, etwa für Dachdecker und Elektrobetriebe.