Mitarbeiter, Fahrzeuge, Vorleistungen
Einsatzplanung fürs Handwerk, die nicht bei den Mitarbeitern aufhört
Ein Einsatz ist erst geplant, wenn Mann, Fahrzeug und Vorleistung zusammenpassen. Meisterplaner plant alle drei auf einer Tafel und zeigt das Ergebnis dem Gesellen auf dem Handy.
Was gehört zur Einsatzplanung im Handwerk?
Einsatzplanung im Handwerk heißt festzulegen, wer wann auf welcher Baustelle arbeitet — und dafür zu sorgen, dass dort alles bereitsteht, wenn der Trupp ankommt. Personal ist dabei nur ein Teil. Dazu gehören die Fahrzeuge und Geräte, von denen es weniger gibt als Kolonnen: der Transporter mit Anhänger, die Hebebühne, das Kernbohrgerät. Dazu gehören die Aufgaben ohne Kunden, also Werkstatt, Lager und Inventur, die trotzdem Arbeitszeit binden. Und dazu gehören die Vorleistungen anderer Gewerke, ohne die niemand anfangen kann.
Ohne gemeinsame Tafel liegt jedes dieser Stücke an einem anderen Ort. Der Personalplan hängt an der Wand, wer den Transporter hat, weiß nur der Meister, die Zusage des Gerüstbauers steckt im Postfach, und die Änderung von heute Mittag steht in der WhatsApp-Gruppe. Dass etwas nicht zusammenpasst, merkt dann erst der Trupp vor Ort — mit zwei Mann, die warten, und einem Kunden, der fragt, wann es losgeht. Eine gemeinsame Tafel holt die Stücke an einen Ort, und alle sehen denselben Stand: das Büro am Rechner, der Trupp auf dem Handy.
Was in einem Handwerksbetrieb wirklich verplant wird
Vier Dinge laufen auf der Tafel zusammen. Fehlt eins davon, ist der Einsatz nicht geplant, sondern nur eingetragen.
Mitarbeiter
Wer mit wem wohin fährt, ist die erste Frage jeder Planung. Auf der Plantafel ziehst du Aufträge auf die Zeilen deiner Leute, vom ganzen Tag bis zum Stundenraster. Ein Auftrag bindet so viele Mitarbeiter, wie er braucht, und eine Kolonne verschiebst du gemeinsam statt Mann für Mann. Qualifikationen hinterlegst du je Mitarbeiter; planst du einen Auftrag aus der offenen Liste ein, steht dort, wer passt und wem etwas fehlt. Urlaub beantragen und krankmelden geht aus der App, und erst was du genehmigst, sperrt die Tage. Im Stundenkonto sieht jeder seinen Saldo. Wie die Planung der Monteure im Einzelnen läuft, steht auf der Seite zur Monteurplanung.
Fahrzeuge und Geräte
Transporter mit Anhänger, Hebebühne, Kernbohrgerät: Wovon es weniger gibt als Kolonnen, bekommt im zuschaltbaren Modul „Fahrzeuge und Geräte“ eine eigene Spur auf derselben Tafel — eine Zeile je Gerät, und eine leere Zeile heißt frei. Beim Einplanen hakst du an, was mitfährt. Ist ein Gerät an diesen Tagen schon verplant oder in der Werkstatt, steht das im Klartext mit Datum und Auftragsnummer daneben, und auf der Spur färbt sich der Balken rot. Gesperrt wird nichts: Eine Maschine kann vormittags auf der einen und nachmittags auf der anderen Baustelle sein. Prüftermine wie DGUV V3, UVV oder die Hauptuntersuchung hinterlegst du am Gerät, 30 Tage vorher erscheint ein Hinweis. Mehr dazu in der Fahrzeug- und Geräteplanung.
Betriebsaufgaben ohne Mitarbeiter
Werkstatt aufräumen, Lager sortieren, Inventur, Büroarbeit: Das ist Arbeit, aber kein Kundenauftrag. Du legst sie als interne Aufgabe an, ohne Kunde, ohne Adresse, ohne Checkliste — die Felder verschwinden, weil es sie hier nicht gibt. Steht noch niemand fest, liegt die Aufgabe in der Spur „Ohne Mitarbeiter“ ganz oben auf der Tafel, und zwar nicht als Alarm wie ein Kundenauftrag, dem ein Monteur fehlt. Teilst du jemanden ein, wandert sie in seine Zeile und blockt ihn wie jeder andere Einsatz. Wiederkehrende Wartungen beim Kunden sind dagegen ganz normale Aufträge, die sich als Serie von selbst in die offene Liste legen.
Mitarbeiterzugang
Jeder Mitarbeiter meldet sich mit Betriebscode, Benutzername und Passwort an, eine E-Mail-Adresse braucht er nicht. Morgens sieht er auf dem Handy seinen Tag: den Einsatz mit Adresse und Zeitfenster, wer mitfährt und welches Fahrzeug dazugehört. Vor der Abfahrt hakt er den Check-in ab — übernommen, gepackt, Schlüssel dabei, verstanden —, und eine Rückfrage geht direkt in den Auftragschat. Gestempelt wird mit einem Tipp, auch im Funkloch. Wird er früher fertig oder dauert es länger, meldet er das mit Wunschdatum ans Büro. Im Team-Wochenplan sieht er, wer diese Woche wo ist. Mehr dazu auf der Seite zur Mitarbeiter-App.
Ein Montag von 6:45 bis 17:00
6:45 Uhr. Auf der Tafel stehen zwei Kolonnen: zwei Mann im Umbau des Ärztehauses, Tag drei von fünf, und zwei im Neubau an der Ringstraße, wo am Vormittag die Kernbohrungen anstehen. Transporter und Kernbohrgerät sind für den Neubau gebucht. Am Block des Ärztehauses steht ein Marker: „Vorleistungen anderer Gewerke fertig“ ist offen. Du rufst beim Trockenbauer an, bevor jemand losfährt — die Wände sind seit Freitag zu.
7:10 Uhr. Die Kolonnen haken den Check-in ab. Einer fragt im Auftragschat, ob der Schlüssel beim Hausmeister liegt, du antwortest vom Schreibtisch.
9:40 Uhr. Ein Stammkunde ruft an: Wasser im Keller, eine neue Leitung muss durch die Wand. Jonas aus dem Neubau wird mittags frei, der Mann ist also da. Der Engpass ist das Kernbohrgerät, und das ist bis Feierabend auf der Ringstraße gebucht. Hängst du es an den Notfall, zeigt Meisterplaner die Doppelbuchung an und sperrt nichts. Die Bohrungen im Neubau sind bis zwölf durch, also nimmt Jonas Transporter und Gerät mittags mit. Vor Ort legt er den Notfall als Sofort-Einsatz an, seine Zeit läuft ab dem ersten Handgriff.
13:00 Uhr. Sein Kollege im Neubau hat ohne Gerät einen halben Tag frei. Du gibst ihm die Werkstattaufgabe, die seit letzter Woche in der Spur „Ohne Mitarbeiter“ wartet.
15:30 Uhr. Aus dem Ärztehaus kommt die Meldung „Dauert länger“. Du ziehst den Block am Rand um einen Tag, beide Monteure wandern mit.
17:00 Uhr. Alle Zeiten sind gestempelt, jede am richtigen Auftrag. Umgeplant wurde dreimal, telefoniert zweimal.
Woran Planung ohne gemeinsame Tafel scheitert
Zwei Kolonnen, ein Transporter
Beide Trupps sind richtig eingeteilt, nur das Fahrzeug ist doppelt vergeben. Aufgefallen ist es um sieben auf dem Hof. Auf einer gemeinsamen Tafel hat der Transporter seine eigene Zeile, und die zweite Buchung steht rot da, bevor jemand losfährt.
Das Gerüst steht nicht, der Trupp fährt trotzdem
Der Gerüstbauer hat verschoben, gesagt hat es niemand. „Vorleistungen anderer Gewerke fertig“ und „Spezialwerkzeug/Hilfsmittel (Gerüst, Hebebühne) organisiert“ stehen deshalb in der Freigabe-Checkliste jedes Auftrags. Solange ein Punkt offen ist, trägt der Block einen Marker. Wie das über eine ganze Baustelle aussieht, zeigt die Baustellenplanung.
Die Änderung steht in der WhatsApp-Gruppe
Wer die Nachricht nicht gelesen hat, fährt nach dem alten Plan. Ist der Plan selbst die Nachricht, sieht jeder Mitarbeiter die Änderung in seinem Tag und im Team-Wochenplan — ohne Gruppe, ohne Rundruf.
Der Stundenzettel kommt am Monatsende
Dann weiß niemand mehr, ob die acht Stunden vom Dienstag der einen oder der anderen Baustelle gehörten. Am Einsatz gestempelt liegt jede Zeit sofort am richtigen Auftrag, und die Nachkalkulation dauert einen Blick statt eines Abends.
Excel, Magnettafel oder Software?
Ehrlich: Für viele kleine Betriebe reichen Tabelle oder Magnettafel. Wenn zwei oder drei Leute morgens gemeinsam losfahren, die Aufträge feststehen und sich selten etwas ändert, ist eine Software vor allem eine Anmeldung mehr.
Es kippt, sobald mehr als vier Mitarbeiter getrennt losfahren und jeder seinen eigenen Blick auf den Plan braucht, sobald Einsätze über mehrere Tage laufen und mehrere Leute binden, und sobald Störungen, Absagen und Krankmeldungen den Plan mehrmals in der Woche ändern. Die Magnettafel hängt dann im Büro, und die Excel-Datei geht als PDF in die Gruppe — beide zeigen den Stand von heute früh.
Wo die Tabelle gewinnt und wo nicht, steht Zeile für Zeile im Vergleich zwischen Excel und Meisterplaner. Wie Betriebe den Umstieg angehen, beschreibt der Ratgeber „Whiteboard, Excel oder Software?“.
Was Meisterplaner nicht macht
Keine Lohnabrechnung
Meisterplaner erfasst Arbeitszeiten und führt das Stundenkonto. Den Lohn rechnet dein Lohnprogramm.
Kein GPS-Tracking
Die App fragt keinen Standort ab und verfolgt keine Fahrten. Erfasst wird, was der Mitarbeiter selbst bucht.
Keine Angebote und Rechnungen
Angebot, Rechnung und Mahnung bleiben in deinem Büroprogramm. Meisterplaner kümmert sich um den Einsatz dazwischen.
Kein Flottenmanagement
Keine Kilometerstände, kein Tankbuch, kein Inventarwert. Geplant wird nur, wovon es weniger gibt als Kolonnen.
Häufige Fragen
- Was gehört alles zur Einsatzplanung in einem Handwerksbetrieb?
- Personal ist nur ein Teil. Zur vollständigen Einsatzplanung gehören außerdem die Betriebsmittel, also Fahrzeuge, Anhänger und Maschinen, die internen Aufgaben ohne Kundenbezug wie Werkstatt, Lager und Inventur, und die Vorleistungen anderer Gewerke. Ein Einsatz ist erst planbar, wenn Mitarbeiter, Fahrzeug und Vorleistung zusammenpassen.
- Können auch Fahrzeuge und Geräte eingeplant werden?
- Ja, über das zuschaltbare Modul „Fahrzeuge und Geräte“. Fahrzeuge, Anhänger und Maschinen laufen dann als eigene Spur auf derselben Plantafel wie die Mitarbeiter. Ist ein Gerät zur selben Zeit schon verplant oder in der Werkstatt, warnt Meisterplaner beim Einplanen und markiert den Balken auf der Tafel rot. Gesperrt wird nichts, entscheiden tust du.
- Lassen sich Aufgaben ohne Mitarbeiterzuordnung planen?
- Ja. Werkstattarbeit, Lager, Inventur oder Büroarbeit legst du als interne Aufgabe an, ohne Kunde, Adresse und Checkliste. Ohne Mitarbeiter steht sie in der Spur „Ohne Mitarbeiter“ oben auf der Tafel, und zwar nicht als Alarm. Sobald du jemanden einteilst, wandert sie in seine Zeile und zählt in seiner Auslastung mit.
- Brauchen die Mitarbeiter eine eigene E-Mail-Adresse?
- Nein. Mitarbeiter melden sich mit Betriebscode, Benutzername und Passwort an, die Zugangsdaten gibt es als PDF mit QR-Code. Auf dem Handy sehen sie ihren Tagesplan, haken vor der Abfahrt den Check-in ab und stempeln ihre Arbeitszeit.
- Werden die Mitarbeiter damit überwacht?
- Nein. Die App fragt keinen Standort ab und verfolgt keine Fahrten. Erfasst wird, was der Mitarbeiter selbst bucht: Arbeitszeit auf einen Auftrag, die abgehakten Punkte des Check-ins und Meldungen wie „Früher fertig“ oder „Dauert länger“. Der Check-in ist freiwillig und wird nicht je Mitarbeiter ausgewertet.
- Für welche Betriebsgröße ist Meisterplaner gedacht?
- Für Handwerksbetriebe ab einem Mitarbeiter. Am meisten bringt es bei 3 bis 60 Mitarbeitern, wenn sich Baustellen und Einsatzorte täglich ändern. Der Preis besteht aus 29 € Grundgebühr je Betrieb und einer Mitarbeiterstaffel.
Mehr Antworten stehen in den häufigen Fragen.
Plan eine echte Woche — mit Leuten, Fahrzeugen und Werkstatt.
28 Tage kostenlos, ohne Zahlungsdaten. Mitarbeiter anlegen, Fahrzeuge und Geräte zuschalten, die erste Woche auf die Tafel ziehen.